Trên thực tế, tất cả mọi người trong quá trình lao động đều thực hiện một số hình thức quản lý công việc nào đó. Đơn giản nhất, mỗi ngày các bà nội trợ có danh sách các công việc như đi chợ mua thực phẩm, nấu ăn, rửa chén, lau dọn nhà bếp... Hoặc chuyên nghiệp hơn, các doanh nghiệp sẽ có các hình thức quản lý công việc trên quy mô lớn, có nhiều người cùng tham gia. Thực hiện quản lý công việc mang đến rất nhiều lợi ích, công việc được tổ chức chặt chẻ, tiết kiệm thời gian, giúp đạt năng suất và chất lượng cao hơn.
Chu kỳ của một dự án thường bao gồm các bước như lập kế hoạch, phân chia công việc, theo dõi tiến độ, thực hiện, tổng hợp và báo cáo kết quả công việc. Theo ông Travis Haninger, đồng sáng lập SequoiaCX cho biết: "Khi dự án được triến khai và thực hiện đúng theo kế hoạch, nó có thể biến đổi năng suất và giúp doanh nghiệp có sự tăng trưởng ấn tượng."
Việc quản lý công việc trong các doanh nghiệp thường không đơn giản là xáo trộn một danh sách các đầu công việc cần làm và theo dõi đến khi hoàn thành. Trong các tổ chức doanh nghiệp, nhiều dự án có thể phức tạp, quy mô lớn, cần nhiều người cùng nhau làm việc sao cho liền mạch để đưa các dự án thành hiện thực, đúng tiến độ.
Trong loạt bài viết hướng dẫn dành cho người mới bắt đầu, chúng tôi sẽ giới thiệu một số phương pháp như cách chia nhỏ các phương pháp quản lý tác vụ phổ biến nhất, cách giải quyết từng công việc, cách xây dựng quy trình làm việc và cách sử dụng các công cụ phần mềm quản lý tác vụ.
Quản lý công việc là gì?
Nếu cho một định nghĩa chính xác thì quản lý công việc là gì? Chắc chắn nó không chỉ là một bản danh sách có các checklist dùng để đánh giá nhân viên hoàn thành nhiệm vụ hay không. Mà quản lý công việc còn một số bước quan trọng khác như lên kế hoạch, theo dõi, thực hiện và báo cáo.
Cụ thể, quản lý công việc là một tiến trình hiện thực hóa các ý tưởng thành một sản phẩm và phương tiện cần thiết để giúp nhóm, doanh nghiệp hoặc cá nhân hoàn thành dự án là công tác quản lý công việc. Bằng cách quản lý tiến độ hàng ngày của từng hạng mục công việc đã phân phối, công tác quản lý công việc sẽ giúp hoàn thành dự án theo đúng thời gian đã được vạch ra.
Ví dụ, chúng tôi chia nhỏ tiến trình thực hiện một dự án thành 4 bước như sau:
- Lập kế hoạch dự án: Xác định từng hạng mục công việc, thiết lập mức độ ưu tiên và chỉ định công nhân đảm trách;
- Theo dõi tiến độ: Việc theo dõi tiến độ phải đảm bảo được có sự quan sát rõ ràng cách một công việc bắt đầu và hoàn tất;
- Thực hiện công việc: Hướng dẫn cách thực hiện công việc để đảm bảo công nhân hoàn tất được công việc;
- Báo cáo công việc: Tổng kết các số liệu thu thập được từ một công việc nào đó, tiến hành phân tích đánh giá hiệu suất, xác định các lỗi cần phải khắc phục;
Cách quản lý công việc có thể khác nhau tùy vào doanh nghiệp và quy mô công việc. Ở cấp độ doanh nghiệp, công tác quản lý công việc thường là chia nhỏ các công việc lớn thành các công việc nhỏ, và có thể chia nhỏ hơn nữa ở các cấp độ nhóm khác nhau.
Ông Saman (Sam) Pourkermani, giám đốc điều hành Inspirant Group nói rằng: "Ở cấp độ tổ chức, mỗi dự án đều có những công việc chính cần phải thực hiện. Ví dụ như tạo ra một sản phẩm mới, ra mắt trang web hoặc hẹn chốt hợp đồng với khách hàng. Tùy vào công việc, mỗi công đoạn sẽ được chia cho các nhóm khác nhau trong một tổ chức để quản lý và thực hiện. Ví dụ, việc tạo ra một sản phẩm mới có thể được chia thành nhiều công đoạn khác nhau, cho nhiều bộ phận khác nhau như: bộ phận quản lý bởi sản xuất, bộ phận tiếp thị, bộ phận bán hàng...
Quản lý tác vụ và quản lý dự án khác nhau như thế nào?
Quản lý công việc là những công đoạn được chia nhỏ của một dự án. Ví dụ khi một dự án đang được triển khai nhưng không kịp tiến độ và người quản lý lại phải chia nhỏ các công việc đã được phân chia thành nhiều nhiệm vụ nhỏ hơn. Để phân biệt rõ hơn hai loại quản lý chúng ta xem định nghĩa cụ thể hơn:
- Quản lý dự án là một quá trình bao gồm lên kế hoạch, theo dõi các nhiệm vụ cần hoàn thành để kết thúc một dự án đúng tiến độ.
- Quản lý nhiệm vụ là một quá trình bao gồm theo dõi và quản lý tất cả các công việc, cho dù chúng có thuộc về một dự án cụ thể hay không.
Một ngày làm việc của một nhân công là đánh dấu checklist vào các đầu công việc cần hoàn thành trong một khoảng thời gian nhất định. Nhân công có trách nhiệm hoàn tất những có những nhiệm vụ được giao phó để đảm bảo cho sự thành công của một dự án cụ thể. Và ngoài ra anh ta còn phải biết tổ chức công việc, ví dụ như viết bài viết cho trang web thì quan trọng hơn việc sắp xếp lại các folder trên máy tính.
