Nhà triết học Seneca từng viết trong quyển "Cuộc sống ngắn ngủi": Không phải chúng ta có ít thời gian mà sự thật là chúng ta đã lãng phí quá nhiều thời giờ. Câu nói đó đã được viết ngót ngét cách đây gần 2.000 nghìn năm, nhưng cho đến tận ngày nay nó vẫn đúng.
Các con số thống kê đáng buồn cho thấy, theo lý thuyết một nhân viên văn phòng làm việc một ngày tám giờ, nhưng thật sự họ chỉ làm việc hiệu quả trong khoảng ba giờ và làm lãng phí của doanh nghiệp 21,8 giờ/tuần.
Vậy làm thế nào để doanh nghiệp quản lý thời gian hiệu quả hơn? Có lý thuyết hoặc phương pháp nào để tối ưu hóa một ngày của chúng ta hay không? Để tìm câu trả lời, chúng tôi quyết định thẩm định các lý thuyết và phương pháp quản lý thời gian phổ biến nhất hiện nay. Và từ đó mang các phương pháp này vào các phần mềm và ứng dụng để giúp các doanh nghiệp đạt hiệu suất làm việc hiệu quả nhất.
Trong bài đánh giá này chúng tôi lấy công việc của các nhân viên content để so sánh các phương pháp, tìm ra cách quản lý thời gian hiệu quả nhất. Các thử nghiệm được đo lường giá trị công việc qua các tiêu chí:
- Số từ được viết mỗi ngày;
- Chất lượng từ được đánh giá bởi ứng dụng Grammarly (điểm cao nhất là 100);
- Số lượng bản nháp bài viết đã hoàn thành;
- Số giờ nghỉ ngơi;
- Số phiên Serene đã hoàn thành;
- Tỷ lệ phần trăm nhiệm vụ đã hoàn thành;
1. Phương pháp quản lý thời gian Pomodoro
1.1. Nguyên tắc quản lý thời gian Pomodoro
Nguyên tắc quản lý thời gian Pomodoro được nhà tâm lý Francesco Cirillo giới thiệu vào những năm 1980. Kỹ thuật này chia thời gian làm việc trong ngày thành các phiên 25 phút với mục đích giúp bạn tập trung và hoàn thành nhiều việc hơn. Và đây là cách chia thời gian theo phương pháp Pomodoro:
- Bước 1: Thiết lập một nhiệm vụ;
- Bước 2: Đặt giới hạn thời gian sẽ làm trong 25 phút;
- Bước 3: Làm việc đầy đủ trong 25 phút;
- Bước 4: Kiểm tra công việc và ghi đánh giá;
- Bước 5: Nghỉ ngơi một chút;
- Bước 6: Cứ sau bốn Pomodoros, hãy nghỉ ngơi lâu hơn;
1.2. Kết quả thí nghiệm phương pháp quản lý thời gian Pomodoro
- Số từ đã viết: 1.381;
- Điểm ngữ pháp: Bài đăng trên blog # 1: 94. Bài đăng trên blog # 2: 95.
- Số lượng bản nháp bài viết đã hoàn thành: 1
- Số giờ Pomodoro: 3 giờ, 19 phút
- Số từ mỗi giờ: 416
- Số lượng Pomodoros đã hoàn thành: Gần 9 (đến Pomodoro thứ chín, tôi chỉ có năng lượng để làm việc trong 20 phút).
- Tỷ lệ nhiệm vụ hoàn thành: Gần như 100%
1.3. Đánh giá phương pháp quản lý thời gian Pomodoro
Phương pháp quản lý thời gian Pomodoro khá hữu ích, nhưng quá trình áp dụng đôi khi cảm thấy quá trình hoàn thành công việc khá cứng nhắc.
Người thử nghiệm cảm thấy do dự khi bắt đầu công việc vì không biết làm thế nào để hoàn thành một công việc gói gọn trong một block thời gian 25 phút mà không bị tách khỏi công việc. Người thử nghiệm cho rằng quãng thời gian nghỉ ngơi 5 phút giữa các Pomodoros là quá ngắn và người thử nghiệm đã nghỉ đến 15 phút. Còn đối với quãng thời gian nghỉ dài, nhân viên thử nghiệm mất khoảng một giờ.
Người thử nghiệm cũng tỏ ra thích thú với kỹ thuật quản lý thời gian Pomodoro vì cho rằng khoản thời gian 25 phút giúp dễ dàng tập trung vào công việc, ít có khả năng bị phân tâm hoặc chuyển đổi vô thức sang làm một công việc khác.
Ngoài ra, người thử nghiệm đề xuất có thể làm các công việc chỉ trong 20 phút hoặc làm đến 1 giờ. Và để tận dụng tối đa kỹ thuật quản lý thời gian Pomodoro, bạn nên lên kế hoạch làm việc cho một ngày và chia nhỏ các nhiệm vụ thành các Pomodoros 25 phút.
