Nhà triết học Seneca từng viết trong quyển "Cuộc sống ngắn ngủi": Không phải chúng ta có ít thời gian mà sự thật là chúng ta đã lãng phí quá nhiều thời giờ. Câu nói đó đã được viết ngót ngét cách đây gần 2.000 nghìn năm, nhưng cho đến tận ngày nay nó vẫn đúng.
Các con số thống kê đáng buồn cho thấy, theo lý thuyết một nhân viên văn phòng làm việc một ngày tám giờ, nhưng thật sự họ chỉ làm việc hiệu quả trong khoảng ba giờ và làm lãng phí của doanh nghiệp 21,8 giờ/tuần.
Vậy làm thế nào để doanh nghiệp quản lý thời gian hiệu quả hơn? Có lý thuyết hoặc phương pháp nào để tối ưu hóa một ngày của chúng ta hay không? Để tìm câu trả lời, chúng tôi quyết định thẩm định các lý thuyết và phương pháp quản lý thời gian phổ biến nhất hiện nay. Và từ đó mang các phương pháp này vào các phần mềm và ứng dụng để giúp các doanh nghiệp đạt hiệu suất làm việc hiệu quả nhất.
Trong bài đánh giá này chúng tôi lấy công việc của các nhân viên content để so sánh các phương pháp, tìm ra cách quản lý thời gian hiệu quả nhất. Các thử nghiệm được đo lường giá trị công việc qua các tiêu chí:
- Số từ được viết mỗi ngày;
- Chất lượng từ được đánh giá bởi ứng dụng Grammarly (điểm cao nhất là 100);
- Số lượng bản nháp bài viết đã hoàn thành;
- Số giờ nghỉ ngơi;
- Số phiên Serene đã hoàn thành;
- Tỷ lệ phần trăm nhiệm vụ đã hoàn thành;
1. Lý thuyết nguyên tắc quản lý thời gian Pickle Jar
Nguyên tắc quản lý thời gian Pickle Jar được xây dựng trên ý tưởng cốt lõi: việc gì quan trọng thì làm trước, việc ít quan trọng làm kế tiếp và công việc không quan trọng thì làm sau cùng. Bây giờ chúng ta hãy xem xét hình ảnh một cái lọ chứa đầy đá, sõi và cát.
- Cái bình tượng trưng cho thời gian làm việc trong ngày của bạn.
- Những tảng đá là hình ảnh ẩn dụ cho các nhiệm vụ quan trọng.
- Các viên sỏi nhỏ là những nhiệm vụ ít quan trọng.
- Và các hạt cát là những nhiệm vụ không quan trọng, nó xuất hiện trong suốt cả ngày của bạn, chẳng hạn như gửi tin nhắn văn bản, kiểm tra email hoặc trả lời cuộc gọi điện thoại.
2. Cách triển khai nguyên tắc quản lý thời gian Pickle Jar
Nhìn vào hình minh họa, bạn hiểu rằng lượng thời gian làm việc trong ngày của bạn bị hạn chế giống như dung tích của cái lọ. Bây giờ, bạn sẽ quyết định đặt loại vật liệu nào vào trong lọ? Nếu bạn đổ tất cả cát vào lọ và sau đó cố gắng nén những hòn sõi và đá thì sẽ không có đủ không gian cho các vật liệu thiết yếu.
Vì vậy, khi áp dụng lý thuyết Pickle Jar vào thực tế, bạn cần lập kế hoạch cho các công việc bằng cách quyết định xem nhiệm vụ nào là đá, sỏi và cát, sau đó bạn cần tập trung hoàn thành các công việc quan trọng trước khi chuyển sang bất kỳ công việc linh tinh nào khác.
3. Kết quả thử nghiệm phương pháp quản lý thời gian Pickle Jar
Nhân viên thử nghiệm kết quả lý thuyết Pickle Jar có những kết quả như sau:
- Số từ đã viết: 1,363;
- Điểm ngữ pháp: Bài đăng trên blog: 93, Viết quảng cáo: 99;
- Số lượng bản nháp bài viết đã hoàn thành: 1 trên 2;
- Số giờ làm việc: 4 giờ 17 phút;
- Số từ mỗi giờ: 318;
- Số buổi Serene đã hoàn thành: 6
- Tỷ lệ phần trăm nhiệm vụ hoàn thành: 2,9 / 3;
4. Đánh giá nguyên tắc quản lý thời gian Pickle Jar
Nhân viên thử nghiệm nguyên tắc quản lý thời gian Pickle Jar cho biết đã đạt được rất nhiều tiến bộ trong khi thực hiện các công việc quan trọng. Nhân viên đã không bị tâm chi phối kiểu như muốn nhảy sang các loại công việc nhỏ khác, bởi vì người thử nghiệm ý thức được phải hoàn thành sắp xếp tảng đá trước (các việc khó). Nếu không có sự xác lập này, nhân viên sẽ bị tâm lý chuyển sang làm các dự án khác một cách vô thức.
Khi thử nghiệm phương pháp Pickle Jar, người thử nghiệm cảm thấy sung sức hơn khi hoàn thành tảng đá đầu tiên trong ngày. Tuy nhiên do dồn năng lượng để hoàn thành việc quan trọng hơn nên cuối ngày làm việc, nhân viên cảm thấy đuối sức.
