Kinh nghiệm lựa chọn phần mềm quản lý công việc tốt nhất?
Có rất nhiều phần mềm quản lý công việc, công cụ quản lý dự án vụ cho các dự án cá nhân lẫn cấp độ doanh nghiệp nhưng đa số chúng ta quen thuộc với 4 cái tên như Asana, Trello, Basecamp và Jir. Là người có kinh nghiệm với nhiều nền tảng quản lý dự án khác nhau, tuy nhiên ở thời điểm ban đầu, chúng tôi vô cùng bối rối khi không biết lựa chọn nền tảng nào để phù hợp cho quản lý đội nhóm, phân phối công việc, quản lý tài nguyên.
Để lựa chọn một phần mềm phù hợp, bạn hãy thử đặt một loạt câu hỏi rồi từ đó xác định nhu cầu quản lý mà doanh nghiệp cần là gì. Nếu không xác định nhu cầu, việc sử dụng một phần mềm nào đó tùy hứng có thể sẽ làm rối ren thêm công việc quản lý của doanh nghiệp thay vì đạt kỳ vọng là dự án sẽ tuân theo quy trình được thiết lập.
Về cơ bản, tất cả phần mềm quản lý dự án thường có các chức năng như quản lý tập trung dự án, quản lý các nhiệm vụ, chức năng trò chuyện, quản lý tài liệu và tài nguyên.
Tuy nhiên, mỗi phần mềm được thiết kế dựa trên các lý thuyết về quản lý công việc khác nhau. Hiểu được điều này sẽ giúp bạn nắm được "long mạch" dẫn đến việc lựa chọn đúng công cụ cho doanh nghiệp của bạn?
Bây giờ, bạn thử trả lời những câu hỏi mà chúng tôi đã vạch sẵn và từ đó xác nhận được nhu cầu quản lý trong doanh nghiệp.
Doanh nghiệp của bạn có kinh nghiệm sử dụng phần mềm quản lý công việc hay không?
Nếu đội nhóm hoặc doanh nghiệp của bạn hiếm khi làm việc với các phần mềm quản lý công việc dựa trên nền tảng đám mây, chắc chắn tự bên trong tâm lý sẽ có sự phản vệ chống lại việc thay đổi đó. Nếu doanh nghiệp không đủ nguồn lực để đào tạo, tập huấn sử dụng phần mềm thì nên lựa chọn một công cụ dễ sử dụng và có hỗ trợ tích hợp nhanh chóng.
Nếu như vậy, rõ ràng bạn có một trong 2 lựa chọn tuyệt vời ở đây:
Giải pháp thứ nhất là Trello, một phần mềm được thiết kế dựa trên lý thuyết quản lý Kanban. Đây là kỹ thuật quản lý mà ban đầu được Toyota phát triển để phục phụ cho việc quản lý chất lượng sản phẩm của họ. Phong cách Kanban là hình thức những tờ giấy được dán lên tấm bảng trắng. Các dự án được tiến hành bằng cách kéo thả chúng vào các nhóm khác nhau.
Giải pháp thứ hai, Asana thì sử dụng một lý thuyết khác mà có lẽ nó quen thuộc với hầu hết nhân viên, danh sách các việc cần làm, khung chat, chú giải, hỗ trợ email...
Giải pháp thứ ba chúng tôi muốn giới thiệu là Podio, nó được thiết kế ít trực quan. Và nhược điểm này làm cho Podio khó sử dụng, và trở thành một rào cản với các đội nhóm thiếu kinh nghiệm.
Giống như hình ảnh mà chúng tôi minh họa bên dưới, các giải pháp sẽ được đánh giá trên một biểu đồ tỷ lệ thuận theo tính dễ sử dụng.
Phần mềm quản lý dự án có dễ dàng tích hợp với các phần mềm khác không?
Nếu bạn có ý định sử dụng một phần mềm quản lý dự án có khả năng tích hợp với các phần mềm khác, chẳng hạn như phần mềm kế toán, chức năng đồng bộ tài nguyên với các cloud phổ biến, khả năng hỗ trợ di chuyển dữ liệu.
Việc các phần mềm hỗ trợ di chuyển dữ liệu sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian đáng kể để đồng bộ hóa giữa các phần mềm khác nhau. Chẳng hạn, chúng tôi sử dụng Asana và Harvest để cùng đồng bộ chương trình quản lý tác vụ.
Vì vậy, việc tập trung đánh giá tiêu chí này cũng sẽ là một trong các yếu tố mà bạn cũng cần cân nhắc trước khi lựa chọn phần mềm.
Bạn nhìn vào biểu đồ dưới đây, các phần mềm được các bên thứ 3 hỗ trợ đồng bộ hóa nhiều nhất là Jira, Asana và Podio.
Doanh nghiệp của bạn ứng dụng phần mềm quản lý công việc vào dự án nào?
Các phần mềm quản lý dự án có khả năng áp dụng vào rất nhiều các loại dự án khác nhau. Tuy nhiên, nếu doanh nghiệp của bạn là phát triển phần mềm thì các cái tên thích hợp sẽ nên là tập trung vào phong cách Scrum hoặc Kaban.
Ví dụ, Kaban sử dụng phong cách Kanban và nó hoàn toàn phụ hợp trong công tác quản lý phần mềm. Sự đơn giản của nó sẽ hấp dẫn các đội nhóm nhỏ nhưng các nhóm lớn sẽ nhanh chóng cảm thấy chật chội.
Khoản trống khuyếm khuyết của Trello sẽ là nơi mà ứng dụng như Jira xứng đáng để các dự án lớn quan tâm đển. Còn hơn nữa, Jira hỗ trợ cả 2 phong cách Scrum và Kanban.
Ngoài ra, bạn có thể sử dụng kết hợp giữa các phần mềm Asana, Basecamp, hoặc Podio để ứng dụng trong công tác quản lý các dự án phần mềm. Nhưng việc để phù hợp với công tác quản lý phần mềm thì doanh nghiệp cần phải sử dụng thêm các công cụ của bên thứ ba.
Mời bạn xem qua biểu đồ đánh giá của chúng tôi về các phần mềm quản lý phù hợp cho các doanh nghiệp phát triển phần mềm.
Liệu bạn có nhu cầu cho khách hàng kết nối đến phần mềm quản lý dự án hay không?
Khi đội nhóm quen thuộc với phần mềm quản lý dự án cũng sẽ là lúc bạn nhận ra nhu cầu cho khách hàng kết nối đến đội nhóm và quan sát trực tiếp tiến độ của dự án. Nhưng nếu bạn lựa chọn một phần mềm mà không có sự phân quyền tốt thì việc này sẽ trở thành một thảm họa.
Số điểm cao nhất của chức năng phần quyền thuộc về Basecamp, nó có thể tách nhỏ các đầu công việc giữa các nhóm làm việc trong doanh nghiệp và khách hàng. Điều này đảm bảo rằng, khi cho khách hàng tham gia vào group chat, bạn có quyền quyết định phần nào sẽ cho khách hàng quan sát và phần nào thuộc về bí mật của dự án. Ngoài Basecamp, các phần mềm khác như Assana, Jira và Podio cũng có chức năng tương tự. Và nếu bạn đặt điểm số cho tiêu chí này cao thì nên tránh lựa chọn Trello.
Mời bạn xem biểu đồ về chức năng hỗ trợ kết nối của các phần mềm quản lý công việc
Quy trình thực hiện dự án của bạn có phức tạp không?
Sử dụng một phần mềm thiếu tính năng phù hợp, chắc chắn bạn sẽ rước bực bội vào người. Vì vậy tiêu chí về tính phức tạp của một dự án cũng cần nên cân nhắc thật kỹ.
Liệu một dự án mà doanh nghiệp của bạn thường xuyên làm có nhu cầu phân chia thành nhiều cấp độ công việc, hoặc trong tiến trình thực hiện dự án có sự thay đổi, hoán đổi hay không?
Cả hai Assana và Jira đều được thiết kế để phù hợp với các dự án phức tạp, các đầu công việc cần được phân chia thành nhiều cấp độ, thành các mục con chi tiết. Trái ngược với đó, Trello không hỗ trợ tốt cho các công việc có độ phức tạp và cần quản lý nhiều chi tiết.
Quy mô sử dụng, khả năng tài chính của doanh nghiệp như thế nào?
Việc doanh nghiệp lựa chọn sử dụng phần mềm quản lý công việc nào đó cũng tương đồng như cách chúng ta sẽ đầu tư tài chính để hy vọng sinh lãi. Ngoài ra, chúng ta còn tiêu phí thời gian để đào tạo, tập huấn nhân viên sử dụng phần mềm.
Mỗi nền tảng có cách tính phí sử dụng phần mềm khác nhau. Hầu hết các phần mềm này sẽ sử dụng công thức "số lượng người dùng" + "tính năng". Và vì vậy, các cách thức định giá khác nhau sẽ làm cho chúng ta bối rối và khó so sánh.
Dựa trên các tiêu chí: giá tiền, chức năng và quy mô. Chúng tôi cho rằng phần mềm Asana và Basecamp phù hợp với các công ty mới mở. Còn Trello sẽ là hữu dụng với các doanh nghiệp đã hoạt động lâu trên thương trường.
Dưới đây là biểu đồ so sánh giá cả dựa trên các tiêu chí giá tiền, chức năng và quy mô.
