Những phần mềm quản lý dự án tốt nhất dành cho các công ty khởi nghiệp
Một startup thường có nhiều vấn đề phải tối ưu: nguồn lực hạn chế nên cần phải điều phối và sử dụng sao cho thật hiệu quả, thời hạn kỳ vọng đạt được điểm hòa vốn ngắn hạn nên không có chổ cho sự lãng phí. Và quan trọng hơn hết, đội ngũ các nhà lãnh đạo phải có tầm nhìn xa và biết lập kế hoạch tỉ mỉ.
Với những khó khăn đó, làm như thế nào để doanh nghiệp hoạt động ổn định, sớm đạt đến mục tiêu kỳ vọng là thử thách vô cùng nặng nề.
Để giải được bài toán khó khăn này, việc sử dụng phần mềm quản lý dự án là một trong các cách thức giúp trừu tượng hóa các luồng hoạt động của doanh nghiệp, giúp đội ngũ làm việc đạt năng suất theo một khuôn khổ, theo một quy trình. Và nhờ tiến trình minh bạch hóa các hoạt động này, người lãnh đạo doanh nghiệp sẽ nhìn thấy những vấn đề trong cách điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh. Và từ đó có sự điều chỉnh, thay đổi hợp lý để mang lại những cải tiến đáng kể cho quá trình phát triển của doanh nghiệp.
Làm thế nào để lựa chọn được phần mềm quản lý dự án tốt nhất? Trong bài viết này, chúng tôi sẽ đưa ra những gợi ý và đánh giá về các phần mềm quản lý công việc mà chúng tôi cho rằng nó phù hợp để lập kế hoạch dự án, quản lý nhiệm vụ, theo dõi thời gian và tự động hóa quy trình làm việc.
Tại sao các công ty khởi nghiệp nên sử dụng phần mềm quản lý dự án?
Các nghiên cứu, đánh giá và khảo sát cho thấy: một trong các nguyên nhân làm cho các công ty startup hoạt động kém hiệu quả chính là việc làm lãng phí nguồn tài nguyên có phần rất hạn hẹp của hoanh nghiệp.
Có rất nhiều vấn đề khiến cho nguồn tài nguyên bị rò rĩ, chẳng hạn như việc lựa chọn và áp dụng sai các quy trình, quản lý tiến độ dự án không tốt, nhân viên hoạt động kém hiệu quả... Và một số trong các nguyên nhân này có thể khắc phục được bằng cách sử dụng các phần mềm quản lý công việc, quản lý dự án.
Tối ưu hóa nguồn lực doanh nghiệp nhờ sử dụng phần mềm quản lý tiến độ dự án
Các công ty khởi nghiệp đều có những đặc điểm chung là nguồn vốn hạn chế, nguồn nhân lực kém dồi dào cả về lượng và chất. Và để tối ưu nguồn lực này không còn cách nào khác hơn là cần mạnh dạng ứng dụng phần mềm quản lý dự án và công việc.
Một phần mềm quản lý dự án tốt sẽ giúp người lãnh đạo doanh nghiệp có được góc nhìn rõ ràng về các luồng công việc đang hoạt động, biết được ai đang làm gì và làm như thế nào, biết được hiệu suất công việc, biết được bao nhiêu thời gian được sử dụng và tài nguyên đang bị lãng phí như thế nào.
Chỉ cần một cú thao tác chuột, người lãnh đạo có thể phân bổ công việc, theo dõi tiến độ dự án, đánh giá năng suất theo thời gian thực. Hoặc dễ dàng đọc các báo cáo về các nguồn tài nguyên đang bị lạm dụng ra sao.
Minh bạch hóa công tác quản lý dự án
Nếu doanh nghiệp vẫn thực hiện công tác giao việc thủ công thì chắc chắn sẽ có sự chồng chéo, dẫm chân lên nhau trong một môi trường còn chưa được định hình theo chuẩn mực. Chính sự hỗn tạp này sẽ tạo điều kiện cho sự mập mờ giữa trách nhiệm và vai trò.
Đơn giản bằng cách sử dụng phần mềm quản lý dự án, nhà quản trị sẽ có đầy đủ các công cụ để phân phối công việc, thiết lập trách nhiệm, theo dõi tiến trình hoàn thành các trọng trách đã được giao phó.
Các phần mềm thường có đầy đủ các công cụ trừu tượng hóa quá trình phát triển của dự án như biểu đồ Gantt, bảng Kanban...
Quản lý thời gian và các rủi ro nhờ sử dụng phần mềm quản lý tiến độ dự án
Để vận hành doanh nghiệp hoạt động tốt và sớm đạt được điểm hòa vốn thì mấu chốt vẫn là cách quản lý thời gian sao cho đạt được hiệu quả, tránh lãng phí.
Các khảo sát và nghiên cứu đều cho thấy, các doanh nghiệp quản lý kém hiệu quả thường để nhân viên lãng phí một lượng thời gian đáng báo động. Nếu như quy định nhân viên phải làm việc 8 giờ / ngày, nhưng sự thật, số lượng thời gian họ hoạt động hiệu quả chỉ dưới 3 giờ. Và nếu đây là một công ty startup thì sự lãng phí thời gian sẽ để lại những hậu quả nặng nề, dự án chậm tiến độ, tiêu tốn nguồn ngân sách vô ích cho nhân sự...
Để khỏa lấp các khiếm khuyết này, các phần mềm quản lý dự án thường được tích hợp các công cụ quản lý thời gian mạnh mẽ. Nó giúp thiết lập các mốc thời gian thực tế, cho phép các nhóm trực quan hóa toàn bộ dòng thời gian của dự án, đặt thời hạn và theo dõi tiến độ. Ngoài ra, nó còn có các công cụ nhắc nhở, thông báo, cập nhật trạng thái tự động.
Nâng cao công tác giao tiếp và làm việc nhóm
Nếu một doanh nghiệp có đội ngũ phân tán, làm việc từ xa thì các tính năng làm việc nhóm, thảo luận nhóm của phần mềm quản lý công việc rất hữu ích. Thông qua khung chat, nhân viên có thể đàm luận, chia sẻ ý tưởng và phản hồi các vấn đề khúc mắc một cách kịp thời.
Báo cáo công việc toàn diện và hiệu quả nhờ sử dụng phần mềm quản lý tiến độ dự án
Việc đưa ra quyết định sáng suốt, kịp thời dựa trên dữ liệu thời gian thực không chỉ là một lợi thế cạnh tranh mà còn là một điều cần thiết để tồn tại. Các tính năng phân tích, báo cáo cho phép theo dõi các chỉ số hiệu suất chính (KPIs) gắn liền trực tiếp với mục tiêu kinh doanh.
Qua các báo cáo tổng thể, nhà lãnh đạo doanh nghiệp còn theo dõi được tiến độ dự án, phân bổ ngân sách, hiểu được cách tài nguyên đang được sử dụng. Qua các báo cáo quý giá, nhà lãnh đạo có thể định hướng lại kế hoạch, loại bỏ phỏng đoán để đưa ra dự báo chính xác dựa trên thống kê dữ liệu theo thời gian thực.
