Phương pháp phân tích nguyên nhân gốc rễ của một vấn đề trong kinh doanh
Những vấn đề ảnh hưởng đến thành công của một công ty không phải lúc nào cũng xuất phát từ việc không biết cách giải quyết. Trong nhiều trường hợp, nguyên nhân gốc rễ của chúng không dễ dàng xác định. Đó là lý do tại sao phân tích nguyên nhân gốc rễ (Root Cause Analysis - RCA) rất quan trọng để tạo ra sự thay đổi trong tổ chức.
Theo một nghiên cứu được mô tả trên Harvard Business Review, 85% lãnh đạo tin rằng tổ chức của họ kém trong việc chẩn đoán vấn đề, và 87% cho rằng điều này gây ra những tổn thất đáng kể. Do đó, ngày càng nhiều doanh nghiệp tìm kiếm những nhà lãnh đạo có khả năng tránh các sai lầm tốn kém.
Nếu bạn là một nhà lãnh đạo muốn giải quyết vấn đề hiệu quả, dưới đây là tổng quan về phân tích nguyên nhân gốc rễ và tầm quan trọng của nó trong quản lý tổ chức.
Phân tích Nguyên nhân Gốc rễ là gì?
Phân tích nguyên nhân gốc rễ là quá trình tìm hiểu nguyên nhân sâu xa của vấn đề để đề xuất giải pháp cụ thể. RCA giúp bạn xác định các yếu tố chính góp phần gây ra vấn đề, từ đó giải quyết tận gốc thay vì chỉ xử lý các triệu chứng bề ngoài.
Giáo sư Joshua Margolis (Đại học Harvard) nhấn mạnh:
"Lãnh đạo phải hoạt động như ngọn hải đăng—quan sát, phân tích bối cảnh xung quanh tổ chức và xác định các xu hướng, áp lực, mối đe dọa và cơ hội hiện tại cũng như tiềm ẩn."
Bằng cách hợp tác với người khác để hiểu rõ nguyên nhân gốc rễ, bạn có thể tìm ra giải pháp. Nếu muốn thực hiện RCA cho tổ chức của mình, hãy làm theo 8 bước sau.
Cách Thực hiện Phân tích Nguyên nhân Gốc rễ: 8 Bước Quan trọng
1. Xác định Khoảng cách Hiệu suất hoặc Cơ hội bằng Mô hình Đồng nhất (Congruence Model)
Bước đầu tiên trong RCA là xác định những khoảng cách hiệu suất (nơi tổ chức không đáp ứng được yêu cầu) hoặc khoảng cách cơ hội (những điều mới có thể tạo ra giá trị).
Để tìm ra những khoảng cách này, bạn cần chẩn đoán kiến trúc tổ chức. Một phương pháp hiệu quả là sử dụng Mô hình Đồng nhất (Congruence Model) do David Nadler, Michael Tushman (Harvard) và Charles O'Reilly (Stanford) phát triển.
Mô hình này gồm 5 yếu tố:
-
Nhiệm vụ thành phần: Công việc cần thiết để đạt mục tiêu ngắn/dài hạn
-
Sự phụ thuộc lẫn nhau: Cách các công việc ảnh hưởng đến nhau
-
Năng lực: Kỹ năng, tài năng và kinh nghiệm của nhân viên
-
Tổ chức chính thức: Cơ cấu phân nhóm nhân viên (theo sản phẩm/chức năng)
-
Văn hóa: Hệ thống kiểm soát xã hội, bao gồm chuẩn mực hành vi
Giáo sư Tushman (Harvard) khẳng định:
"Bản năng của hầu hết lãnh đạo là lao ngay vào giải pháp. Nhưng bạn phải chẩn đoán kỹ lưỡng trước, xác định nguyên nhân gốc rễ, rồi mới đưa ra giải pháp phù hợp."
2. Viết Tuyên bố Thách thức Tổ chức
Viết một bản tóm tắt (3-4 câu) mô tả vấn đề, mức độ nghiêm trọng và lý do cần giải quyết ngay. Ưu tiên những vấn đề cấp bách và quan trọng nhất để tránh phân tán nguồn lực.
3. Phân tích Kết quả cùng Đồng nghiệp
Hợp tác với đồng nghiệp để có góc nhìn đa chiều. Sự đa dạng trong ý kiến giúp cải thiện ra quyết định.
4. Xác định Hoạt động Tạo giá trị
Đề ra 3-5 hoạt động giúp thu hẹp khoảng cách hiệu suất/cơ hội. Đảm bảo mục tiêu rõ ràng để mọi người cùng hướng tới.
Giáo sư Margolis gợi ý:
"Xác định phương hướng là quá trình tương hỗ—bạn cân bằng giữa giá trị muốn tạo ra cho khách hàng, nhân viên, nhà đầu tư và bối cảnh thực tế."
5. Xác định Thay đổi Hành vi Cần thiết
Tìm ra những hành vi cần loại bỏ (như giao tiếp kém, kháng cự thay đổi) hoặc khuyến khích (như hợp tác, tư duy sáng tạo).
6. Triển khai Thay đổi Hành vi
Đánh giá khả năng thực hiện thay đổi dựa trên:
-
Động lực: Nhân viên có sẵn sàng thay đổi không?
-
Năng lực: Họ có đủ kỹ năng không?
-
Phối hợp: Họ có hợp tác để thực hiện thay đổi không?
7. Ánh xạ Nguyên nhân Gốc rễ
Phân loại nguyên nhân vào 3 nhóm:
-
Hệ thống & Cơ cấu (quy trình, ngân sách)
-
Con người (kỹ năng, thái độ)
-
Văn hóa (chuẩn mực, niềm tin)
8. Lập Kế hoạch Hành động
Xây dựng kế hoạch khả thi, bao gồm:
-
Nguyên nhân gốc rễ
-
Kết quả đo lường được
-
Giao tiếp rõ ràng trong nhóm
Giáo sư Mayo gợi ý:
"Để đánh giá khả năng tác động, hãy xác định phạm vi kiểm soát của bạn—những gì bạn có thể thay đổi trực tiếp, ảnh hưởng gián tiếp hoặc nằm ngoài tầm kiểm soát."
Tầm quan trọng của RCA trong Lãnh đạo Tổ chức
RCA là kỹ năng quan trọng giúp lãnh đạo:
-
Hiểu rõ bối cảnh thay đổi
-
Đảm bảo nỗ lực thay đổi bền vững và hiệu quả
-
Không chỉ tạo ra thay đổi mà còn hiểu tại sao cần thay đổi
Bằng cách áp dụng RCA, bạn có thể:
✅ Xác định vấn đề cốt lõi
✅ Lập kế hoạch hành động mạnh mẽ
✅ Tạo ra thay đổi có tác động lâu dài
Hãy bắt đầu phân tích nguyên nhân gốc rễ ngay hôm nay để dẫn dắt tổ chức của bạn đến thành công!
