Quy tắc quản lý thời gian Parkinson (Parkinson's Law) được nhà sử học, nhà học giả người Anh Cyril Northcote Parkinson phát hiện. Ông chỉ ra rằng: "Thời gian sẽ luôn nở rộng vừa đủ để hoàn thành dù là một công việc nhỏ." Điều này có nghĩa là, đáng lẽ công việc chỉ cần 1 giờ để hoàn thành nhưng nhân viên có tâm lý trì hoãn và có thể kéo dài nó đến hơn 3 giờ khi được giao thời gian là 3 giờ.
Nếu xét về ngữ cảnh năng suất, định luật Parkinson cho rằng doanh nghiệp cần có những hạn chế về thời gian vừa đủ cho một công việc để ngăn chặn sự trì trệ nảy sinh. Và vì vậy, chúng ta hiểu được tại sao: nếu không thiết lập thời gian, để hoàn thành một công việc đơn giản con người sẽ có xu hướng trì hoãn, khiến công việc kéo dài hơn mức cần thiết.
Định luật Parkinson nó nêu ra nhược điểm tâm lý của con người và doanh nghiệp cần hiểu xu hướng bẩm sinh của họ để áp dụng các chiến lược có chủ ý để chống lại tiềm thức tự nhiên này. Các chiến lược này dựa trên điều cốt lõi là đặt thời hạn dứt khoát cho mỗi nhiệm vụ và ngăn chặn các tác động bất lợi của trì trệ và tiêu cực.
Quy tắc quản lý thời gian Parkinson đã tỏ ra khá đúng trong thực tế. Chẳng hạn, tại Microsoft Nhật Bản, việc cắt giảm số ngày làm trong tuần chỉ còn bốn ngày và giới hạn các cuộc họp trong 30 phút đã làm tăng năng suất công việc lên 40%.
Ý nghĩa của quy tắc quản lý thời gian Parkinson
Công việc giãn nở theo thời gian: Khi có thời hạn dài để hoàn thành một công việc, chúng ta sẽ có xu hướng kéo dài và đầu tư nhiều thời gian hơn cho nó, mặc dù thời gian đó không thực sự cần thiết.
Khuynh hướng trì hoãn: Việc kéo dài công việc cũng làm gia tăng sự trì hoãn và giảm hiệu quả công việc, vì tâm lý cảm thấy còn nhiều thời gian để làm.
Tác động đến hiệu suất: Khi có quá nhiều thời gian, chúng ta sẽ thêm những chi tiết hoặc quy trình không cần thiết, thay vì tập trung vào mục tiêu chính.
Quy tắc thời gian Parkinson và cơ hội vận dụng
Định luật Parkinson đã được nhiều đối tượng bao gồm các chuyên gia, doanh nhân, sinh viên và cá nhân sử dụng để tối ưu hóa thời gian và nguồn lực làm việc và học tập.
- Cuộc họp: Một cuộc họp dự kiến kéo dài một giờ thường có xu hướng lấp đầy đủ một giờ, ngay cả khi tất cả các vấn đề cần thiết đã được giải quyết sớm hơn.
- Môi trường chuyên nghiệp: Các nhà nghiên cứu, công tác giáo dục... có thể áp dụng Luật Parkinson trong bối cảnh các dự án lớn, tiến độ ngắn để tối ưu thời gian và hiệu suất.
- Liên doanh kinh doanh: Các doanh nhân và chủ doanh nghiệp nhỏ có thể sử dụng kiến thức hiểu biết về Luật Parkinson để tinh chỉnh hiệu quả hoạt động và nâng cao năng suất làm việc.
- Theo đuổi học tập: Khi được giao một bài tập với thời hạn một tuần, nhiều người có xu hướng bắt đầu muộn, thường chỉ hoàn thành ngay sát hạn chót, dù bài tập đó chỉ cần vài giờ để hoàn thành. Sinh viên và học giả có thể áp dụng các nguyên tắc của Luật Parkinson để quản lý hiệu quả lịch trình học tập và tối ưu hóa kết quả học tập.
- Phát triển cá nhân: Các cá nhân nhằm củng cố năng suất cá nhân của họ có thể lấy cảm hứng từ Luật Parkinson để sắp xếp các thói quen hàng ngày của họ và nâng cao năng lực quản lý thời gian của họ.
Kỹ năng quản lý thời gian cần tập luyện thông qua quy tắc thời Parkinson
Các thử nghiệm của chúng tôi cũng cho thấy việc áp dụng quy tắc quản lý thời gian cũng làm tăng hiệu suất công việc, do đó, để luyện tập kỹ năng quản lý thời gian với quy tắc Parkinson thì chúng ta cần thực hành các vấn đề trọng yếu như sau:
- Thiết lập thời hạn ngắn hơn: Giúp tăng cường hiệu quả bằng cách tạo ra áp lực thời gian hợp lý.
- Quản lý thời gian: Phân chia công việc thành từng phần nhỏ và đặt thời hạn cho từng phần, để tránh việc trì hoãn.
- Tập trung vào ưu tiên: Chỉ đầu tư thời gian cho những phần quan trọng, thay vì tốn nhiều thời gian vào chi tiết phụ.
Tóm lại, hiểu và áp dụng đúng quy tắc quản lý thời gian Parkinson sẽ giúp quản lý thời gian hiệu quả hơn, tăng cường năng suất và giảm sự trì hoãn trong công việc và cuộc sống.
Kết quả thí nghiệm định luật Parkinson
- Số từ đã viết: 3,294
- Điểm ngữ pháp: Bài đăng trên blog # 1: 99, Bài đăng trên blog # 2: 100
- Số lượng bản nháp bài viết đã hoàn thành: 2 (cả hai đều đến hạn vào ngày hôm đó)
- Số giờ làm việc: 4 giờ
- Số từ mỗi giờ: 823.5
- Số phiên Serene đã hoàn thành: 12
- Tỷ lệ phần trăm nhiệm vụ hoàn thành: 100
Đánh giá của nhân viên thử nghiệm lý thuyết quản lý thời gian Parkinson
Nhân viên sáng tạo content của chúng tôi thường làm việc theo mỗi phiên 30 phút. Để thực hiện thí nghiệm quy tắc quản lý thời gian Parkinson, họ đã cắt giảm thời lượng số phiên chỉ còn 20 phút. Vậy liệu nhân viên có thể làm việc nhanh hơn trong khi thời gian bị hạn chế và ít hơn.
Và kết quả thật ngạc nhiên, người thử nghiệm đã có thể viết nhiều từ hơn trong 20 phút, ít hơn 10 phút so với số phiên trung bình vủa họ là 30 phút.
Người thử nghiệm cho rằng, anh ta có thể viết nhanh hơn bởi vì đang cố gắng thiết lập kỷ lục. Tuy nhiên, quy tắc Parkinson đã thúc đẩy nhân viên content sáng tạo nhanh hơn. Thông thường để hoàn thành một bài viết anh ta thường mất 3-5 giờ, nhưng trong thử nghiệm này anh ta hoàn thành công việc chỉ là 1 giờ 45 phút.
