Một khi bạn làm việc đa nhiệm, cho dù là phục vụ cho mục đích cá nhân hoặc doanh nghiệp thì cách quản lý các công việc sao cho đạt hiệu suất tốt nhất là vấn đề được rất nhiều người quan tâm.
Trên thế giới có rất nhiều lý thuyết về quản lý tác vụ (task management theories) nhằm tiến tới các mục đích như tăng hiệu suất công việc, tăng chất lượng công việc và giảm căng thẳng cho người làm việc. Và có khá nhiều lý thuyết đã được áp dụng rộng rãi trên thế giới như Getting Things Done, Kanban, Pomodoro Technique, Eisenhower Matrix, Scrum…
Quản lý tác vụ là gì?
Cho dù là áp dụng lý thuyết gì vào quản lý các dự án, vấn đề cốt lõi trong lý thuyết quản lý nhiệm vụ là thông tin tác vụ phải đơn giản, minh bạch và dễ hiểu.
Và đây cũng chính là nền tảng cơ bản mà các công cụ phần mềm quản lý tác vụ sẽ hướng tới. Cụ thể, một dự án sẽ được chia nhỏ thành các nhiệm vụ khác nhau, tạo thành một chuỗi các công việc nhỏ, cụ thể. Số lượng các nhiệm vụ có thể từ vài chục cho đến hàng ngàn, người tham gia xử lý công việc có thể là một cá nhân, một nhóm lên đến hàng trăm người.
Quản lý tác vụ phải lấy con người làm trung tâm
Để một dự án hoàn tất đúng tiến độ và đạt chất lượng, việc quản lý con người theo mỗi nhiệm vụ là vô cùng quan trọng.
Do đó, các phương pháp quản lý tác vụ bằng phần mềm phải làm sao để đồng nhất các luồng công việc, trách nhiệm, thời hạn, năng lực thành một luồng quản lý duy nhất mang khả năng điều hướng mạnh mẽ nhất.
Để có thể điều hướng luồng công việc được dễ dàng, mối quan hệ giữa nhân công và người quản lý phải trở nên dễ dàng, thuận tiện và mang tính tương tác cao.
Sự tương tác đơn giản, dễ giản, dễ hiểu giữa người quản lý và nhân công là tiêu chí xác định mức độ hiệu quả của công việc, năng suất của nhân công.
Nhờ sự giám sát hiệu quả của người quản lý, các kế hoạch đã được thiết lập cho dự án sẽ đạt đúng cột mốc, và thời hạn.
Thiết lập các nhiệm vụ cần phải hoàn thành
Để hoàn thành một nhiệm vụ được chia nhỏ, nhiệm vụ đó phải có đầy đủ các yếu tố: (1) Phải xác định những gì cần phải được thực hiện; (2) Khi nào nó cần phải được thực hiện. (3) Xác định trình tự cần phải tuân theo.
Ví dụ để một chuỗi nhiệm vụ liên quan đến nhau được hoàn thành trong thời gian ngắn nhất, việc nhận dạng và thiết lập các nhiệm vụ có thể xảy ra theo nhiều cách khác nhau. Ví dụ như ở cấp độ cá nhân, việc chuẩn bị cho khách đến thăm có thể được xác định như sau:
- Danh sách các món ăn sẽ đãi khách;
- Nguyên liệu cần thiết cần mua sắm;
- Kiểm tra lại nhà tắm có sạch sẽ không;
- Quét dọn phòng;
- Đi chợ;
- Sơ chế nguyên liệu;
- Nấu ăn;
- Hoàn tất các khâu cuối để đón khách;
Giám sát công việc
Một khi tất cả các nhiệm vụ cần thiết đã được xác định, người ta chuyển sang bước tiếp theo của lý thuyết quản lý nhiệm vụ, đó là giám sát.
Giả sử là tất cả các nhiệm vụ đang được thực hiện, việc theo dõi tiến độ và kiểm tra tiến độ hoàn thành là một hoạt động liên tục. Đối với một người quản lý dự án, hoặc là người phụ trách một nhóm thì đây có thể là một trải nghiệm quá sức. Người quản lý phải xử lý một lượng thông tin lớn, có rất nhiều công việc cần phải đánh giá, xử lý, xem xét. Do đó, nhằm giúp cho dự án hoàn thành tốt, các công cụ phần mềm cần phải đảm bảo việc xem xét, đánh giá công việc phải thuật tiện, dễ dàng.
May mắn thay, hiện nay có khá nhiều cách để tự động cập nhật tiến độ của các nhiệm vụ riêng lẻ mà không cần dành cả ngày của bạn để tham gia vào nó. Một công cụ quản lý dự án tốt sẽ cung cấp cho bạn một bảng điều khiển truy cập nhanh hiển thị thông tin dễ hiểu về mỗi dự án, về mỗi chi tiết nhiệm vụ.
Tiến trình hoàn thành các công việc có thể được biểu diễn bằng cách cung cung cấp qua tỷ lệ phần trăm, dữ liệu dưới dạng biểu đồ tròn...
Lợi ích của việc có một phần mềm quản lý tác vụ hiệu quả
Nhờ có các phần mềm quản lý tác vụ, việc theo dõi tiến độ các dự án, việc xác định các vấn đề trong quá trình thực thi, việc phát hiện các điểm tắc nghẽn sẽ dễ dàng hơn.
Đồng thời, việc quản lý tài nguyên trở nên rõ ràng hơn khi bạn có thể phát hiện và điều chỉnh nhiệm vụ nào cần được ưu tiên, nhiệm vụ nào ít cấp bách hơn.
Việc sử dụng các phần mềm quản lý tác vụ sẽ giúp dễ dàng đặt các thời hạn, mốc thời gian cần thiết để hoàn thành nhiệm vụ.
Việc xé nhỏ dự án thành các chuỗi nhiệm vụ cũng sẽ dễ quan sát hơn, dễ dàng quản lý hơn.
Người quản lý dự án, người quản lý nhóm có thể nhận được các báo cáo về tiến độ dự án dưới nhiều góc nhìn khác nhau.
