Theo thống kê từ trang web Zippia, có hơn 80% những người được khảo sát không có kỹ năng quản lý thời gian một cách hiệu quả. Rồi từ đó, nó dẫn đến việc giảm năng suất lao động và ảnh hưởng xấu đến hiệu quả công việc.
Có rất nhiều phương pháp quản lý thời gian đang được áp dụng rộng rãi như phương pháp Pareto, quy tắc hai phút... Nhưng chắc chắn rằng, không có một giải pháp toàn diện nào có hiệu quả với tất cả mọi người. Và việc của chúng ta là tiếm lý thuyết nào hiệu quả với bản thân để tăng kỹ năng quản lý thời gian.
Quản lý thời gian là gì?
Về cơ bản, quản lý thời gian là khái niệm miêu tả quá trình để hoàn thành một dự án có chất lượng, đạt năng suất và kịp tiến độ. Chi tiết hơn, nó bao gồm các công tác như lên kế hoạch, phân bổ công việc, giám sát công việc và thực hiện các nhiệm vụ theo hệ thống.
Để quản lý thời gian hiệu quả, cá nhân phải phân tích và phân bổ thời gian làm việc trong ngày, trong tuần hoặc thậm chí là trong một thời gian dài hạn nào đó. Tùy vào phương pháp, sự sắp xếp các công việc phải tuân thủ các nguyên tắc và kỹ thuật của nó. Ví dụ, có lý thuyết yêu cầu phải sắp xếp công việc theo sự cấp bách hoặc điểm quan trọng của chúng.
Đó là chúng ta nói về phương pháp, về kỹ thuật. Còn về vấn đề nội tại của con người, tức là kỹ năng được tích lũy trong quá trình chúng ta rèn luyện thì như thế nào?
Các nghiên cứu về sự ảnh hưởng của việc tuân thủ theo kế hoạch định sẵn đều cho biết: Việc tuân thủ kế hoạch quản lý thời gian sẽ thúc đẩy tính kỷ luật, giúp người làm việc tập trung và dễ có những quyết định sáng suốt.Ngoài ra, nó còn giúp các cá nhân tránh được sự trì hoãn, đáp ứng thời hạn và đạt được sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống lành mạnh.
8 điều cần lưu ý để rèn luyện kỹ năng quản lý thời gian
Các nhà hiền triết phương Đông thường ví von rằng: Thứ mà chúng ta mất đi và mãi mãi không thể nào lấy lại được chính là thời gian.
Điều đó để thấy rằng, thời gian là một nguồn tài nguyên quý giá và không thể thay thế và giá trị của nó thì khó mà đong đếm được. Thời gian là một tài sản hữu hạn, khi mất đi hoặc lãng phí thì vĩnh viễn không thể lấy lại được.
Sự khác nhau giữa một người giàu và một người nghèo có thể được nhìn nhận qua cách mà họ sử dụng thời gian. Người giàu thì biến thời gian thành nguồn lực để tạo ra cơ hội, hoàn thành mục tiêu và tăng trưởng sự phát triển cá nhân. Hoặc là, nó cho phép một người theo đuổi đam mê, làm sâu sắc thêm các mối quan hệ và phát triển những công việc thiện nguyện để tác động tích cực đến thế giới.
Người tích cực sẽ hiểu rõ giá trị của thời gian, qua đó nâng cao động lực bên trong để ưu tiên các nhiệm vụ quan trọng, sử dụng thời gian hiệu quả và sống xó mục đích, có lý tưởng.
8 nguyên tắc quản lý thời gian cơ bản
Việc xem xét 8 nguyên tắc quản lý thời gian dưới đây và thực hành theo sẽ giúp chúng ta hình thành các kỹ năng quản lý thời gian hiệu quả, dễ dàng áp dụng trong công việc cá nhân cũng như doanh nghiệp.
(1) Nguyên tắc thiết lập mục tiêu:
Thiết lập các mục tiêu rõ ràng và có thể đạt được. Từ đó phát triển ý thức về giải quyết vấn đề, xác định mục đích công việc, sắp xếp các công việc theo thứ tự ưu tiên.
(2) Nguyên tắc sắp đặt mức độ ưu tiên:
Việc xác định các nhiệm vụ dựa trên tầm quan trọng và mức độ khẩn cấp sẽ đảm bảo rằng các nhiệm vụ thiết yếu được hoàn thành trước tiên.
(3) Nguyên tắc lập kế hoạch chi tiết:
Việc lập kế hoạch và phân bổ thời gian để từ cơ sở đó tạo một lịch làm việc phù hợp với tâm tính, sức khỏe, mức độ công việc... Việc lập kế hoạch phù hợp sẽ đảm bảo cho các hoạt động khác nhau, tránh quá tải công việc, và đảm bảo rằng có cơ sở để hoàn thành nhiệm vụ.
(4) Nguyên tắc phân bổ thời gian hợp lý:
Phân bổ thời gian cho từng nhiệm vụ một cách cụ thể, phù hợp sẽ giúp duy trì sự tập trung, tránh xao nhãng và ngăn ngừa sự quá tải.
(5) Nguyên tắc tránh lãng phí thời gian:
Việc nhận ra và giảm thiểu các hoạt động gây xao nhãng, tốn thời thời gian vô ích mà không làm tăng giá trị cũng rất quan trọng. Chẳng hạn như tránh sử dụng mạng xã hội quá mức, xem video không định hướng.
(6) Nguyên tắc phân chia nhiệm vụ:
Việc giao nhiệm vụ cho người phù hợp cũng sẽ giúp tăng chất lượng công việc, giúp các nhân sự có chuyên môn cao tập trung vào các công việc khó, giảm tải.
(7) Nguyên tắc theo dõi tiến trình công việc:
Theo dõi, đánh giá thời gian, đánh giá công việc đã được sử dụng cho từng nhân sự sẽ giúp cải thiện chất lượng công việc, giúp điều chỉnh thái độ trong công tác.
(8) Nguyên tắc luân chuyển và thay đổi:
Mọi sự phân bổ công việc theo kế hoạch ban đầu là rất quan trọng, tuy nhiên trong những trường hợp khẩn cấp thì các công việc có thể được luân chuyển cho nhau giữa các nhân viên, cũng như là gia hạn thời gian cho một nhiệm vụ cụ thể. Và dĩ nhiên là sự luân chuyển và thay đổi này chắc chắn rằng sẽ không làm ảnh hưởng đến tiến độ công việc.
7 cách quản lý thời gian hiệu quả
Việc phân bổ thời gian hợp lý là điều cần thiết để đạt được kết quả mong muốn. Để làm được điều này chúng ta phải phân phối thời gian và nguồn lực sao cho phù hợp với mục tiêu, sự ưu tiên và giá trị công việc. Dưới đây là 7 cách quản lý thời gian hiệu quả mà bạn cần lưu ý:
(1) Phương pháp phân bổ công việc theo mục tiêu:
Cách quản lý thời gian theo phân bổ công việc theo mục tiêu sẽ bắt đầu bằng cách xác định mục tiêu, sắp sếp và phân bổ thời gian hợp lý. Ưu tiên các nhiệm vụ và hoạt động có sự đóng góp, tạo ra giá trị trực tiếp vào các mục tiêu ngắn hạn và dài hạn.
(2) Phương pháp phân bổ công việc theo từng chặn thời gian:
Nếu như bạn là người làm việc đa nhiệm thì phương pháp phân bổ công việc theo từng chặn thời gian rất phù hợp để xem xét.
Phương pháp này sẽ phân bổ các khối thời gian cụ thể cho các nhiệm vụ hoặc loại hoạt động khác nhau. Cách tiếp cận công việc theo phương pháp theo từng chặn thời gian sẽ giúp tạo cấu trúc kế hoạch đảm bảo cho nhiều công việc không bị chồng chéo và giảm bớt sự phân tâm.
Ngoài ra, hãy nhớ dành thời gian gián đoạn để nghỉ ngơi và bồi dưỡng sức khỏe.
(3) Phương pháp phân bổ công việc theo mức độ ưu tiên:
Việc xác định tầm quan trọng và tính cấp bách của các nhiệm vụ để thiết lập mức độ ưu tiên phù hợp là trọng tâm của giải pháp này.
Khi lên kế hoạch mà có sự tập trung cao vào các công việc quan trọng, khẩn cấp, có độ khó cao sẽ giúp chúng ta có sự chú ý đầy đủ vào các nhiệm vụ này. Và từ đó, chúng ta sẽ giảm bớt thời gian lãng phí, tập trung hợp để công việc hoàn thành đúng thời hạn và mục tiêu.
(4) Phương pháp loại bỏ thời gian lãng phí:
Để tăng giá trị cho công việc, chúng ta cần xác định loại hoạt động nào không đóng góp hoặc mang lại lợi nhuận. Ví dụ như việc sử dụng mạng xã hội, xem video trong giờ làm việc, đọc báo, nghe nhạc...
Bằng việc giảm thiểu hoặc loại bỏ các hoạt động gây lãng phí thời gian thì chúng ta sẽ dành thời gian quý báu đó cho các công việc có giá trị và ý nghĩa hơn.
(5) Phương pháp phân bổ công việc và thuê ngoài:
Nếu nguồn lực cho phép, việc đánh giá xem nhiệm vụ nào có thể phân bổ cho người khác hoặc thuê ngoài thì cũng tương đối cần thiết.
Việc phân bổ công việc hiệu quả sẽ cho phép bạn tận dụng thời gian được rảnh rỗi và chuyên môn của người khác. Qua việc giải phóng thời gian, phương pháp này sẽ giúp bạn tập trung vào các nhiệm vụ cần chuyên môn.
(6) Xây dựng một đệm thời gian:
Việc thiết lập một kế hoạch cặn kẽ là cần thiết, tuy nhiên, trong quá trình thực hiện sẽ có những sự kiện bất khả khán và trong những trường hợp như thế, chắc chắn kế hoạch sẽ phải có sự thay đổi. Từ đó cho thấy, việc xây dựng bộ đệm thời gian để cho phép thay đổi kế hoạch trong một số trường hợp như vậy là cần thiết. Xây dựng bộ đệm thời gian phù hợp để không làm trật bánh kế hoạch tổng thể trong một dự án.
(7) Đánh giá và điều chỉnh thường xuyên:
Trong quá trình thực thi dự án, việc đánh giá, thẩm định và tái phân bổ thời gian cũng sẽ giúp dự án dễ dàng hoàn thiện và vượt mức kế hoạch đề ra.
