Có nhiều loại hình tổ chức trong xã hội và chúng đóng vai trò khác nhau về kinh tế, tôn giáo, quản trị nhà nước. Ví dụ như các nhà máy, nhà thờ, chùa chiềng, bệnh viện... đều là những đơn vị sản xuất, cung cấp nhu cầu của xã hội.
Các nhà máy tạo ra việc làm và tài chính, chùa chiềng cung cấp nhu cầu tinh thần, các tổ chức chính phủ cung cấp các quy định pháp luật hoặc duy trì cho một xã hội có trật tự.
Các tổ chức này có quan điểm khác nhau về lập kế hoạch, cách vận hành để hoàn thành các mục tiêu đã được thiết lập mốc thời gian. Ví dụ, một nhóm tôn giáo có thể bắt đầu xây dựng một nhà thờ lớn và phải mất nhiều thời gian để hoàn thành, kết quả hoạt động của các tổ chức chính phủ được xem xét vào thời điểm bầu cử, và một công ty thuộc từ thiện phải minh bạch trong việc sử dụng tài chính.
Các tổ chức hoạt động sản xuất sản phẩm hoặc cung cấp dịch vụ phải hoạt động sao cho có hiệu quả, đạt được mục đích lợi nhuận. Và để gia tăng sức cạnh tranh, các doanh nghiệp tìm cách phát triển các quy trình quản lý công việc ổn định, có sự cải tiến theo thời gian để gia tăng chất lượng, giảm chi phí, và thời gian hoàn thành một sản phẩm ngày càng ngắn hơn.
Sự phát triển của các lý thuyết quản lý dự án
Để đạt được chất lượng tổng thể, sản xuất nhanh hơn, tăng sức cạnh tranh cho sản phẩm thì các doanh nghiệp đã nghiên cứu các công cụ, quy trình quản lý doanh nghệp, quản lý sản xuất, quản lý dự án...
Các phương pháp luận quản lý dự án không ngừng đưa ra các lý thuyết mới hoặc nghiên cứu cải tiến các phương pháp quản lý dự án lạc hậu. Trong thời gian gần đây, các lý thuyết này tập trung vào tận dụng ưu thế của công nghệ mới để đưa ra các sáng kiến mới để mang về hiệu quả tốt hơn.
Một trong nhiều cải tiến mới là nâng cao sự hiểu biết giữa quản lý dự án với quản lý vận hành. Để cho dù là trong tổ chức kinh tế, tôn giáo xã hội hay chính phủ, các nhà quản lý đều có trách nhiệm đạt được mục đích của tổ chức một cách hiệu quả.
Nếu như một nhà quản lý thuộc tổ chức kinh tế tập trung vào việc tối đa hóa lợi nhuận và mang lại giá trị cho cổ đông thì các nhà lãnh đạo trong các tổ chức tôn giáo xã hội lại tập trung vào việc cung cấp dịch vụ hiệu quả, tinh gọn. Còn các nhà quản lý chính phủ tập trung vào việc đạt được các mục tiêu do các nhà lãnh đạo chính phủ đề ra.
Những điểm quan trọng trong công tác quản lý dự án
Bằng việc tập trung vào quy trình làm việc, nhà quản lý dự án sẽ tạo ra một phương thức để nâng cao chất lượng sản phẩm, dịch vụ, làm giảm chi phí giá thành sản phẩm.
Bằng việc tập trung vào mục đích của dự án, nhà quản lý dự án là người định hướng mục tiêu và thiết lập tiến độ phù hợp cho kế hoạch. Cùng với việc ứng dụng công cụ, kỹ thuật quản lý để xác định rõ ràng mục đích dự án, phát triển kế hoạch thực hiện để đáp ứng các mục đích đó, đáp ứng các cột mốc thời gian và ngày kết thúc dự án.
Một nhà quản lý dự án có thể đầu tư $10.000 để cải tiến quy trình làm việc cho kết quả tối ưu, tiết kiệm được $3.000 một năm. Như vậy trong 5 năm, doanh nghiệp gia tăng lợi nhuận lên 5.000 đô la và sẽ tiếp tục tiết kiệm 3.000 đô la mỗi năm.
Bằng việc tập trung vào công tác tạo ra một nền tảng văn hóa doanh nghiệp, rồi từ đó định hướng cho công ty có một sức khoẻ tinh thần vững mạnh. Từ đó, người quản lý sẽ cải tiến quy trình làm việc, tìm kiếm và nuôi dưỡng các nhân sự "phù hợp" và có đóng góp hiệu quả cho tổ chức.
Mỗi một dự án đều có tính chất tạm thời, cho nên việc duy trì một đội nhóm hoạt động vì một kế hoạch cụ thể cũng mang tính chất thời vụ. Người quản lý dự án phải ý thức được việc duy trì sự thống nhất của dự án với sự thành công của dự án.
Có sự khác biệt rõ ràng giữa quản lý dự án với quản lý vận hành doanh nghiệp. Do đó, để đảm bảo một dự án phát triển đúng kế hoạch, tốt nhất người quản lý dự án nên là người được đào tạo chuyên nghiệp về quản lý dự án. Nếu doanh nghiệp chưa có bộ phận chuyên môn, hoặc chưa kịp đào tạo nội bộ thì việc thuê ngoài để quản lý dự án cũng là điều nên cân nhắc. Có một số doanh nghiệp chuyên hoạt động về tổ chức dự án, họ có đầy đủ kinh nghiệm sử dụng các phần mềm hoặc đang sử dụng phần mềm được thiết kế theo yêu cầu, dựa trên kinh nghiệm của họ.
