Những giải pháp phần mềm có thể ứng dụng trong doanh nghiệp vừa và nhỏ
Trong bối cảnh môi trường kinh doanh đầy cạnh tranh, nhu cầu tiêu dùng đa dạng, có nhiều yếu tố làm thị trường thay đổi liên tục khó nắm bắt... Với những khó khăn đó, việc chuyển đổi số không còn là một lựa chọn mà đã trở thành yêu cầu bắt buộc để các doanh nghiệp vừa và nhỏ (SME) có thể tồn tại và phát triển. Những áp lực kinh doanh ngắn hạn, sự hạn chế về chuyên môn và nguồn lực thường cản trở các SME trong việc áp dụng công nghệ. Tuy nhiên, các SME lại có nhu cầu về tốc độ và triển khai giải pháp nhanh chóng. Sức mạnh tập thể của các SME có khả năng thay đổi toàn bộ ngành và định hình các yêu cầu mới cho phần mềm doanh nghiệp.
Trong bài viết này, chúng tôi sẽ giới thiệu các giải pháp phần mềm hỗ trợ chuyển đổi số, quản lý doanh nghiệp và tự động hóa các hoạt động kinh doanh cho SME. Chúng ta sẽ xem xét các lĩnh vực quản lý doanh nghiệp nhỏ khác nhau, bao gồm chiến lược, marketing, tài chính, nhân sự, công nghệ và vận hành. Các lĩnh vực khác như tài chính, bán hàng và marketing, hỗ trợ khách hàng, vận hành, quản trị và quản lý, CNTT và pháp lý cũng đóng vai trò quan trọng. Điều quan trọng cần nhớ là các SME khác nhau có những động lực và nhu cầu khác nhau, đòi hỏi các giải pháp phần mềm phải linh hoạt và có khả năng tùy chỉnh.
Những "kháng cự" khi thực hiện chuyển đổi số
Việc tự động hóa có thể mang lại hiệu quả cao hơn, giảm thiểu lỗi do con người và giúp các doanh nghiệp thích ứng với những thay đổi trong nhu cầu kinh doanh. Việc kết nối các quy trình kinh doanh có thể cải thiện chất lượng dữ liệu, cung cấp dữ liệu đáng tin cậy cho việc ra quyết định, nâng cao sự hài lòng của khách hàng, tăng hiệu quả và cải thiện trải nghiệm của nhân viên. Chuyển đổi số có thể dẫn đến khả năng truy cập dữ liệu theo thời gian thực, tích hợp với các nền tảng khác và mang lại hiệu quả chi phí.
Tuy nhiên, các SME thường phải đối mặt với những thách thức đáng kể trong quá trình chuyển đổi số. Ngân sách và nguồn lực hạn chế là một trở ngại lớn. Việc thiếu chuyên môn và kỹ năng số trong tổ chức cũng là một rào cản đáng kể. Sự phản đối thay đổi từ những nhân viên đã quen với các phương pháp truyền thống có thể làm chậm quá trình áp dụng. Việc tích hợp các hệ thống mới với các hệ thống cũ hiện có có thể phức tạp và tốn kém. Các lo ngại về an ninh mạng cũng gia tăng cùng với quá trình số hóa. Cuối cùng, các SME thường gặp khó khăn trong việc đo lường lợi tức đầu tư (ROI) từ các sáng kiến số.
Sự khác biệt giữa nhu cầu triển khai nhanh chóng của các SME và những thách thức về nguồn lực và chuyên môn hạn chế cho thấy nhu cầu cao về các giải pháp phần mềm thân thiện với người dùng, dễ triển khai và tiết kiệm chi phí. Các SME cần thấy kết quả nhanh chóng để biện minh cho các khoản đầu tư, nhưng năng lực hạn chế của họ đòi hỏi các giải pháp dễ triển khai và quản lý mà không cần kiến thức kỹ thuật sâu rộng hoặc chi phí trả trước cao. Điều này ngụ ý một cơ hội thị trường cho các ứng dụng SaaS trực quan với sự hỗ trợ khách hàng và tài liệu đào tạo mạnh mẽ.
Chủ đề "kháng cự thay đổi" lặp đi lặp lại nhấn mạnh tầm quan trọng của các chiến lược quản lý thay đổi khi giới thiệu phần mềm mới. Việc áp dụng phần mềm thành công ở các SME không chỉ đòi hỏi công nghệ phù hợp mà còn cần giao tiếp hiệu quả, đào tạo và chứng minh giá trị cho nhân viên. Điều này cho thấy các nhà cung cấp phần mềm nên tập trung vào tính dễ sử dụng và cung cấp tài liệu để giúp các SME đào tạo nhóm của họ và vượt qua sự phản kháng ban đầu.
Thách thức về "tích hợp với các hệ thống hiện có" chỉ ra giá trị của phần mềm có API mở và khả năng tích hợp liền mạch. Các SME thường sử dụng nhiều công cụ phần mềm khác nhau cho các chức năng khác nhau. Các giải pháp có thể dễ dàng kết nối với các hệ thống hiện có này, chẳng hạn như phần mềm kế toán hoặc CRM, sẽ hấp dẫn hơn vì chúng giảm thiểu sự gián đoạn và các silo dữ liệu.
Những giải pháp phần mềm có thể ứng dụng trong doanh nghiệp vừa và nhỏ
Sự chồng chéo giữa các chức năng CRM, ERP và Quản lý dự án cho thấy xu hướng hướng tới các nền tảng tích hợp cung cấp cái nhìn thống nhất về các hoạt động kinh doanh. Các SME được hưởng lợi từ việc có tất cả dữ liệu và quy trình quan trọng có thể truy cập trong một hệ thống duy nhất, giảm nhu cầu chuyển đổi giữa nhiều ứng dụng và cải thiện tính nhất quán của dữ liệu. Điều này cho thấy nhu cầu về các bộ quản lý kinh doanh tất cả trong một hoặc các nền tảng có khả năng tích hợp mạnh mẽ giữa các mô-đun khác nhau. Ví dụ, một CRM tích hợp quản lý dự án có thể cho phép các nhóm bán hàng chuyển đổi liền mạch một giao dịch đã chốt thành một dự án cho nhóm vận hành.
Việc "tự động hóa quy trình làm việc" được đề cập như một lợi ích chính của BPM và các phần mềm khác nhấn mạnh tầm quan trọng của việc tăng hiệu quả cho các SME. Tự động hóa có thể giải phóng thời gian và nguồn lực quý giá bằng cách xử lý các tác vụ lặp đi lặp lại, cho phép nhân viên tập trung vào các hoạt động chiến lược hơn. Điều này cho thấy nhu cầu về các giải pháp phần mềm cung cấp các tính năng tự động hóa mạnh mẽ, bao gồm các quy trình làm việc có thể tùy chỉnh và tích hợp với các ứng dụng kinh doanh khác. Ví dụ, tự động hóa việc tạo hóa đơn và gửi lời nhắc có thể giảm đáng kể gánh nặng hành chính cho các nhóm tài chính.
Sự phổ biến của các giải pháp dựa trên đám mây trên nhiều danh mục (ERP, Kế toán, Quản lý dự án) nhấn mạnh sự ưu tiên về khả năng truy cập, khả năng mở rộng và giảm chi phí trả trước. Phần mềm dựa trên đám mây loại bỏ nhu cầu đầu tư vào phần cứng đắt tiền và mang lại sự linh hoạt để mở rộng tài nguyên khi doanh nghiệp phát triển. Điều này ngụ ý rằng các ý tưởng phần mềm mới nên ưu tiên việc triển khai trên đám mây và các mô hình định giá dựa trên đăng ký. Điều này cũng cho phép dễ dàng truy cập và cộng tác từ xa, điều ngày càng quan trọng đối với các SME.
Quản lý quan hệ khách hàng (CRM):
Một hệ thống CRM tập trung thông tin khách hàng, cho phép quản lý và tương tác tốt hơn. Nó giúp nuôi dưỡng mối quan hệ với khách hàng hiện tại và trước đây. Các ví dụ phổ biến bao gồm Salesforce, Zoho CRM và HubSpot CRM. CRM được hỗ trợ bởi AI có thể phân tích dữ liệu khách hàng và cá nhân hóa các tương tác.
Hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP):
Phần mềm ERP tích hợp các chức năng kinh doanh khác nhau như kế toán, quản lý chuỗi cung ứng và báo cáo tài chính. Các giải pháp ERP dựa trên đám mây mang lại khả năng truy cập dữ liệu theo thời gian thực và hiệu quả chi phí. Các ví dụ bao gồm Microsoft Dynamics 365 Business Central, Oracle NetSuite và Sage Intacct.
Quản lý kế toán và tài chính:
Phần mềm này theo dõi thu nhập và chi phí, quản lý dòng tiền và xử lý hóa đơn và thanh toán. Nó tự động hóa các tác vụ như nộp thuế và xử lý bảng lương. Các giải pháp phổ biến bao gồm QuickBooks Online, Xero và FreshBooks.
Quản lý dự án và cộng tác:
Phần mềm này giúp các nhóm quản lý công việc, theo dõi tiến độ và cộng tác hiệu quả. Nó tạo điều kiện giao tiếp và chia sẻ tệp giữa các thành viên trong nhóm. Các ví dụ bao gồm monday.com, Asana, ClickUp và Trello.
Tự động hóa quy trình làm việc:
Phần mềm này tự động hóa các tác vụ lặp đi lặp lại và hợp lý hóa các quy trình kinh doanh. Nó giảm thiểu lỗi thủ công và cải thiện hiệu quả. Phần mềm BPM có thể giúp ngăn ngừa lỗi và tắc nghẽn. Các ví dụ bao gồm Kissflow Workflow và Zapier.
