Tiến bộ công nghệ đang làm tăng tốc độ nghiên cứu, phát triển và đổi mới sản phẩm. Sự rút ngắn thời gian cần thiết để hoàn thiện sản phẩm sẽ làm tăng lợi thế cạnh tranh của doanh nghiệp. Trong nhịp độ hiện đại đó, nó tạo ra môi trường hoàn hảo cho việc ứng dụng các phương pháp, kỹ năng và các công cụ quản lý dự án.
Quản lý dự án là gì?
Quản lý dự án là việc ứng dụng tri thức, kỹ năng, công cụ và kỹ thuật cho hoạt động dự án để từ đó biến kế hoạch trở thành sản phẩm, dịch vụ, phương pháp... một cách cụ thể. Các dự án đều có tính chất tạm thời, được thực hiện để tạo ra sản phẩm, dịch vụ hoặc kết quả kỳ vọng.
Trước khi có một định nghĩa toàn diện, khá nhiều cuộc thảo luận được tổ chức để xem xét rằng, có nên thiết lập mục đích của dự án là một tiêu chí để quản lý. Và mục đích là để thoả mãn yêu cầu của khách hàng, đáp ứng thông số kỹ thuật hay dựa trên các định nghĩa của doanh nghiệp sản xuất?
Nếu dự án có mục đích làm thoả mãn nhu cầu khách hàng thì việc quản lý dự án là tiến trình áp dụng tri thức, kỹ năng, công cụ và kỹ thuật để đáp ứng kỳ vọng của khách hàng.
Đồng ý với quan điểm này, Jack Meredith và Samuel Mantel cho rằng, quản lý dự án là việc tạo ra một kết quả thành công kết hợp ba mục tiêu chi phí, thời gian và thông số kỹ thuật. Đồng thời, cần bổ sung thêm khía cạnh thứ tư trong quản lý dự án, đó là kỳ vọng của khách hàng.
Còn Russell Darnall trong một báo cáo cho rằng, mục đích của quản lý dự án là tập trung đáp ứng kỳ vọng của khách hàng thay vì thông số kỹ thuật của dự án. Một dự án khi hoàn thành có thể đáp ứng tất cả các thông số kỹ thuật dự án nhưng không đáp ứng được kỳ vọng của khách hàng. Hoặc một dự án không đạt thông số kỹ thuật nhưng vẫn đáp ứng hoặc vượt quá kỳ vọng của khách hàng.
Cụ thể hơn, Meredith và Mantel cho rằng những kỳ vọng thường tăng lên trong suốt cuộc đời của một dự án. Và đề nghị đây là một dạng tăng trưởng thuộc phạm trù phạm vi. Rõ hơn, phạm vi dự án là những tài liệu phản ánh các thông số kỹ thuật hiệu năng của dự án có thể chuyển giao được. Xác định phạm vi dự án và quản lý thay đổi phạm vi là một quá trình rất khác với việc hiểu biết về kỳ vọng tămg trưởng của khách hàng. Darnall kết luận, chú trọng vào việc xác định và quản lý kỳ vọng của khách hàng là kỹ năng quản lý dự án quan trọng khác biệt với phát triển và quản lý phạm vi.
Một ví dụ về ứng dụng kỹ thuật quản lý dự ản để cắt giảm chi phí
Cục quản lý Đường cao tốc Nam Carolina muốn tìm cách cắt giảm chi phí xây dựng đường bộ và họ đưa các hợp đồng mới cho phép các công ty xây dựng đường bộ trình bày các ý tưởng mới nhằm cắt giảm chi phí. Và trong một dự án điển hình, nhà thầu đã thường xuyên đề xuất các ý tưởng cắt giảm chi phí trong suốt thời gian thực hiện dự án. Ở mỗi giai đoạn, nhà quản lý chấp nhận một số ý tưởng và sau đó điều chỉnh sau mỗi lần nghiệm thu.
Đến cuối mỗi công đoạn dự án, chi phí tổng thể thấp hơn 1% so với mục tiêu ngân sách đã được thiết lập trước đó. Cuối cùng, tổng chi phí thực hiện dự án thấp hơn 10% so với dự toán ban đầu, đáp ứng được kỳ vọng của chủ đầu tư. Nhưng ở một khía cạnh khác, các nhà thầu đã cảm thấy thất vọng. Ngược lại, một dự án bị chậm trễ, vượt quá ngân sách dự toán có thể làm cho các nhà thầu hài lòng.
Điều này có thể thấy, kỳ vọng của khách hàng bao gồm nhiều rất nhiều khía cạnh, trong đó có những cảm xúc mà không dễ dàng nắm bắt được như các tài liệu kỹ thuật.
Như vậy, quản lý dự án là ứng dụng tri thức, kỹ năng, công cụ, và kỹ thuật để đáp ứng yêu cầu dự án. Còn khía cạnh quản lý vai trò của khách hàng đang gây tranh cãi. Một số khách hàng bao gồm đáp ứng hoặc vượt quá mong đợi của họ như một phần của việc quản lý dự án.
Xác định phạm vi dự án
Việc xác định phạm vi dự án là công tác quan trong để xác lập các công việc chi tiết trong một kế hoạch.
Ví dụ, Phòng thí nghiệm Công nghệ Năng lượng Quốc gia đã đưa ra một kế hoạch có kết quả rõ ràng và có thể định lượng được như cung cấp năng lượng tốt, giá rẻ và không ảnh hưởng đến môi trường.
Trong quá trình thực hiện kế hoạch, các chi tiết của từng hạng mục sẽ được sửa đổi và cập nhật, nhưng các mục tiêu chung có khả năng không thay đổi.
Để hoàn thành các mục tiêu này, dự án yêu cầu phát triển các công nghệ mới, lập lịch và kiểm soát chi phí phức tạp, quản lý các nhà thầu phụ, các bên liên quan.
